{"id":565,"date":"2026-10-21T17:30:03","date_gmt":"2026-10-21T15:30:03","guid":{"rendered":"https:\/\/doitglobal.eu\/blog\/ksef-faktury-zakupowe\/"},"modified":"2026-10-22T20:29:41","modified_gmt":"2026-10-22T18:29:41","slug":"ksef-faktury-zakupowe","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doitglobal.eu\/blog\/pl\/ksef-faktury-zakupowe\/","title":{"rendered":"Faktury zakupowe z KSeF: jak je pobiera\u0107 i sprawdza\u0107 z zam\u00f3wieniami i WZ"},"content":{"rendered":"

KSeF rozwi\u0105za\u0142 jeden k\u0142opot: faktury zakupowe z KSeF trafiaj\u0105 do jednego systemu, a program z nim zintegrowany mo\u017ce pobiera\u0107 je sam. Drugi k\u0142opot zosta\u0142. Zanim firma zap\u0142aci dostawcy, pracownik musi si\u0119 upewni\u0107, \u017ce faktura dotyczy tego, co firma zam\u00f3wi\u0142a i co rzeczywi\u015bcie przyjecha\u0142o. Je\u015bli sprawdzenie jednej faktury zajmuje 6 minut, przy 400 fakturach miesi\u0119cznie daje to 40 godzin, czyli tydzie\u0144 pracy jednej osoby.<\/p>\n

T\u0119 prac\u0119 da si\u0119 w du\u017cej cz\u0119\u015bci przekaza\u0107 programowi. Wyja\u015bniamy, jak pobiera\u0107 faktury z KSeF, jak program por\u00f3wnuje je z zam\u00f3wieniami i WZ, gdzie zwykle pojawiaj\u0105 si\u0119 rozbie\u017cno\u015bci i kiedy taka automatyzacja si\u0119 op\u0142aca, a kiedy nie.<\/p>\n

Jak pobiera\u0107 faktury zakupowe z KSeF?<\/h2>\n

Od 1 lutego 2026 r. firmy otrzymuj\u0105 faktury w KSeF. Mo\u017cesz je odbiera\u0107 na dwa sposoby: przez bezp\u0142atne narz\u0119dzia Ministerstwa Finans\u00f3w albo przez program ksi\u0119gowy zintegrowany z KSeF. Pierwsza droga obejmuje Aplikacj\u0119 Podatnika KSeF, Aplikacj\u0119 Mobiln\u0105 KSeF i e-mikrofirm\u0119 w e-Urz\u0119dzie Skarbowym. Obie mo\u017cliwo\u015bci opisuje instrukcja odbioru faktur Ministerstwa Finans\u00f3w<\/a>.<\/p>\n

Wyb\u00f3r zale\u017cy przede wszystkim od tego, ile dokument\u00f3w trafia do Twojej firmy. Przy kilku fakturach miesi\u0119cznie narz\u0119dzia ministerstwa wystarcz\u0105. Przy kilkudziesi\u0119ciu czy kilkuset pracownik musia\u0142by codziennie pobiera\u0107 dokumenty z Aplikacji Podatnika i przenosi\u0107 je do programu. Wtedy pobieranie faktur zakupowych z KSeF wygodniej zostawi\u0107 programowi, kt\u00f3ry robi to automatycznie.<\/p>\n

Niezale\u017cnie od wybranej drogi znaczenie ma regularno\u015b\u0107. Faktur\u0119 uznaje si\u0119 za otrzyman\u0105 w dniu, w kt\u00f3rym KSeF nada jej numer \u2014 nie wtedy, gdy pracownik j\u0105 pobierze lub otworzy. Dokument mo\u017ce wi\u0119c by\u0107 ju\u017c otrzymany, cho\u0107 nikt w firmie jeszcze go nie przeczyta\u0142. Ministerstwo Finans\u00f3w zaleca regularnie sprawdza\u0107, czy kontrahenci przes\u0142ali nowe faktury, poniewa\u017c ma to znaczenie dla terminu p\u0142atno\u015bci.<\/p>\n

Regularne pobieranie z KSeF nie oznacza jednak, \u017ce t\u0105 drog\u0105 dotrze ka\u017cda faktura zakupowa. Do ko\u0144ca 2026 r. dostawca mo\u017ce wystawia\u0107 faktury poza systemem, je\u015bli jego sprzeda\u017c na takich fakturach nie przekracza 10 000 z\u0142 brutto miesi\u0119cznie. Tak\u017ce gdy dostawca wystawia faktur\u0119 w trybie offline albo awaryjnym, dokument mo\u017ce najpierw dotrze\u0107 jako PDF albo wydruk z kodem QR, a dopiero p\u00f3\u017aniej trafi\u0107 do systemu. Szczeg\u00f3\u0142y opisuj\u0105 pytania i odpowiedzi KSeF Ministerstwa Finans\u00f3w<\/a>. Dlatego obieg faktur zakupowych w Twojej firmie musi obs\u0142u\u017cy\u0107 oba kana\u0142y: faktury z KSeF i dokumenty, kt\u00f3re przychodz\u0105 inn\u0105 drog\u0105, na przyk\u0142ad e-mailem.<\/p>\n

Jak pobiera\u0107 faktury z KSeF automatycznie: program czy w\u0142asna integracja?<\/h2>\n

Program ERP zintegrowany z KSeF wystarcza, gdy faktury maj\u0105 tylko trafi\u0107 do niego jako dokumenty zakupu. W\u0142asna integracja ma sens, gdy dane z faktur maj\u0105 trafia\u0107 dalej: do systemu zbudowanego na zam\u00f3wienie, do kilku system\u00f3w albo do por\u00f3wnywania z zam\u00f3wieniami.<\/p>\n

Co robi Tw\u00f3j program ERP<\/h3>\n

Programy zintegrowane z KSeF zwykle nie tylko pobieraj\u0105 faktury, lecz tak\u017ce zak\u0142adaj\u0105 na ich podstawie dokumenty zakupu. W Comarch ERP Optima 2026.5 pobran\u0105 faktur\u0119 przenosi si\u0119 do modu\u0142u Handel jako faktur\u0119 zakupu (FZ). Ten proces opisuje dokumentacja Comarch ERP Optima<\/a>.<\/p>\n

Podczas przenoszenia dokumentu mo\u017ce jednak zabrakn\u0105\u0107 zgodno\u015bci z kartotek\u0105. Gdy program nie znajdzie pasuj\u0105cej pozycji, proponuje za\u0142o\u017cenie nowej karty towaru albo wskazanie istniej\u0105cego towaru. Pracownik musi wtedy rozpozna\u0107, kt\u00f3ry towar z kartoteki dostawca ma na my\u015bli. To pierwsze miejsce, w kt\u00f3rym pozostaje r\u0119czna praca.<\/p>\n

Co dok\u0142adnie robi Tw\u00f3j system, zale\u017cy od produktu, wersji i licencji. To rozstrzyga, czy wystarcz\u0105 jego funkcje, czy do dalszego sprawdzania faktur przyda si\u0119 dodatkowe po\u0142\u0105czenie z Twoim ERP<\/a>.<\/p>\n

W\u0142asna integracja przez API KSeF<\/h3>\n

W\u0142asna integracja KSeF z systemem na zam\u00f3wienie<\/a> dostarcza faktury tam, gdzie zesp\u00f3\u0142 pracuje. Tak wygl\u0105da pobieranie faktur z KSeF krok po kroku:<\/p>\n

    \n
  1. Firma ustala, kto ma uprawnienia do odbioru faktur. Mo\u017ce upowa\u017cni\u0107 wi\u0119cej ni\u017c jedn\u0105 osob\u0119.<\/li>\n
  2. System \u0142\u0105czy si\u0119 z KSeF tokenem, kt\u00f3ry pozwala tylko odczytywa\u0107 faktury. Jego uprawnie\u0144 nie mo\u017cna p\u00f3\u017aniej zmieni\u0107, a sam token trzeba chroni\u0107 jak has\u0142o.<\/li>\n
  3. System regularnie pobiera nowe faktury do w\u0142asnej bazy. Pracownicy wyszukuj\u0105 je w niej, nie w KSeF. Takie podej\u015bcie opisuje dokumentacja API KSeF 2.0<\/a>.<\/li>\n
  4. System uwzgl\u0119dnia limity zapyta\u0144. Po ich przekroczeniu KSeF czasowo blokuje kolejne zapytania. Mi\u0119dzy 20:00 a 6:00 limity pobierania s\u0105 wy\u017csze, wi\u0119c wi\u0119ksze pobrania mo\u017cna planowa\u0107 na noc.<\/li>\n
  5. Pobrane pliki XML trafiaj\u0105 do obiegu faktur i do sprawdzania z zam\u00f3wieniami.<\/li>\n<\/ol>\n

    Ministerstwo Finans\u00f3w udost\u0119pnia dokumentacj\u0119 API, \u015brodowisko testowe oraz biblioteki dla .NET i Javy. Programista nie zaczyna wi\u0119c od zera, ale obieg faktur w firmie trzeba zbudowa\u0107 samemu.<\/p>\n

    Jak sprawdzi\u0107 faktur\u0119 zakupow\u0105 z KSeF z zam\u00f3wieniem i WZ?<\/h2>\n

    Samo pobranie faktury nie m\u00f3wi jeszcze, czy firma powinna zap\u0142aci\u0107 za wszystkie jej pozycje. Program mo\u017ce to sprawdzi\u0107, por\u00f3wnuj\u0105c dokument z zam\u00f3wieniem i dostaw\u0105. Potrzebuje jednak danych, kt\u00f3re pozwol\u0105 je ze sob\u0105 powi\u0105za\u0107.<\/p>\n

    \"Schemat:
    Zgodne faktury trafiaj\u0105 do akceptacji, a rozbie\u017cno\u015bci i niepewne dopasowania do decyzji pracownika.<\/figcaption><\/figure>\n

    Jakie dane z faktury FA(3) pomagaj\u0105 w dopasowaniu<\/h3>\n

    Od 1 lutego 2026 r. faktury zakupowe z KSeF maj\u0105 posta\u0107 pliku XML w strukturze FA(3). Program odczytuje z niego dane bez przepisywania i bez OCR. W znalezieniu w\u0142a\u015bciwych dokument\u00f3w pomagaj\u0105 pole WZ na numer dokumentu wydania towaru oraz element zawieraj\u0105cy numer i dat\u0119 zam\u00f3wienia. W ka\u017cdym wierszu faktury mog\u0105 te\u017c wyst\u0105pi\u0107 Indeks, czyli kod towaru nadany przez dostawc\u0119, i GTIN, odpowiednik kodu EAN. Pola te opisuje broszura Ministerstwa Finans\u00f3w o strukturze FA(3)<\/a>.<\/p>\n

    Wszystkie te pola s\u0105 nieobowi\u0105zkowe: cz\u0119\u015b\u0107 dostawc\u00f3w je wype\u0142nia, cz\u0119\u015b\u0107 nie. Indeks nie jest przy tym kodem z Twojej kartoteki \u2014 trzeba go raz powi\u0105za\u0107 z w\u0142asnym towarem. Gdy brakuje danych wskazuj\u0105cych zam\u00f3wienie, program szuka go po dostawcy, dacie i pozycjach, a niepewne dopasowania pokazuje pracownikowi.<\/p>\n

    Por\u00f3wnanie: faktura, zam\u00f3wienie, dostawa<\/h3>\n

    Po znalezieniu dokument\u00f3w program sprawdza, czy faktura zgadza si\u0119 zar\u00f3wno z tym, co firma zam\u00f3wi\u0142a i na jakich warunkach, jak i z tym, co faktycznie otrzyma\u0142a. Dostaw\u0119 potwierdza WZ wystawione przez dostawc\u0119 przy wydaniu towaru albo PZ zapisane przez Twoj\u0105 firm\u0119 w ERP przy przyj\u0119ciu do magazynu. Zale\u017cnie od sposobu pracy firmy program por\u00f3wnuje faktur\u0119 z jednym albo drugim dokumentem.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n
    Co sprawdzamy<\/th>\nDane z faktury FA(3)<\/th>\nDane z ERP<\/th>\nGdy na fakturze brakuje danych<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
    Dostawca<\/td>\nDane sprzedawcy, w tym NIP<\/td>\nKartoteka kontrahent\u00f3w<\/td>\nDane sprzedawcy s\u0105 na ka\u017cdej fakturze.<\/td>\n<\/tr>\n
    Zam\u00f3wienie<\/td>\nNumer i data zam\u00f3wienia<\/td>\nZam\u00f3wienie do dostawcy<\/td>\nProgram szuka po dostawcy, dacie i pozycjach; niepewne dopasowanie potwierdza pracownik.<\/td>\n<\/tr>\n
    Dostawa<\/td>\nNumer WZ<\/td>\nWZ dostawcy albo PZ<\/td>\nProgram szuka przyj\u0119\u0107 od tego dostawcy z podobnego terminu.<\/td>\n<\/tr>\n
    Towar<\/td>\nNazwa, Indeks, GTIN<\/td>\nKartoteka towar\u00f3w i pozycje zam\u00f3wienia<\/td>\nProgram por\u00f3wnuje nazwy; pracownik potwierdza powi\u0105zanie, a program je zapami\u0119tuje.<\/td>\n<\/tr>\n
    Ilo\u015b\u0107 i jednostka<\/td>\nIlo\u015b\u0107 i jednostka miary<\/td>\nPrzyj\u0119ta ilo\u015b\u0107, przeliczniki jednostek<\/td>\nProgram przelicza jednostki wed\u0142ug ustalonych przelicznik\u00f3w.<\/td>\n<\/tr>\n
    Cena<\/td>\nCena jednostkowa, rabat<\/td>\nCena z zam\u00f3wienia<\/td>\nR\u00f3\u017cnic\u0119 ponad ustalon\u0105 tolerancj\u0119 widzi pracownik.<\/td>\n<\/tr>\n
    Op\u0142aty dodatkowe<\/td>\nOsobne pozycje, np. transport<\/td>\nWarunki zam\u00f3wienia albo umowy<\/td>\nOp\u0142at\u0119 bez uzgodnienia wyja\u015bnia pracownik.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

    Ilo\u015bci i kwoty program sprawdza wed\u0142ug regu\u0142, z tolerancj\u0105 ustalon\u0105 przez firm\u0119, na przyk\u0142ad na zaokr\u0105glenia. AI pomaga rozpozna\u0107 ten sam towar, gdy dostawca opisuje go inaczej ni\u017c Twoja firma. Niepewne dopasowania trafiaj\u0105 do pracownika wraz z wynikiem por\u00f3wnania: pozycjami zgodnymi, rozbie\u017cno\u015bciami i brakuj\u0105cymi dokumentami. To on podejmuje decyzj\u0119, ale nie musi ju\u017c r\u0119cznie sprawdza\u0107 ka\u017cdej pozycji.<\/p>\n

    Gdzie najcz\u0119\u015bciej pojawiaj\u0105 si\u0119 rozbie\u017cno\u015bci?<\/h2>\n

    Nie ka\u017cda r\u00f3\u017cnica oznacza b\u0142\u0105d. Wi\u0119kszo\u015b\u0107 powtarzalnych rozbie\u017cno\u015bci mo\u017cna obs\u0142u\u017cy\u0107 regu\u0142\u0105. Pracownik rozstrzyga spraw\u0119, gdy dokumenty nie daj\u0105 jednoznacznej odpowiedzi.<\/p>\n

    \"Karton
    Przy dostawie cz\u0119\u015bciowej faktura mo\u017ce by\u0107 prawid\u0142owa, a zam\u00f3wienie pozostaje otwarte.<\/figcaption><\/figure>\n

    Tak jest przy dostawach cz\u0119\u015bciowych. Twoja firma zam\u00f3wi\u0142a 100 sztuk, dostawca przywi\u00f3z\u0142 i zafakturowa\u0142 60 \u2014 faktura jest prawid\u0142owa, cho\u0107 zam\u00f3wienie pozostaje otwarte. Program pami\u0119ta, ile ju\u017c rozliczono, \u017ceby kolejna faktura nie spowodowa\u0142a ponownej zap\u0142aty za t\u0119 sam\u0105 dostaw\u0119. Jedna faktura mo\u017ce te\u017c obejmowa\u0107 kilka WZ lub zam\u00f3wie\u0144: program przypisuje jej pozycje do odpowiednich dokument\u00f3w. Struktura FA(3) pozwala wskaza\u0107 na fakturze do 100 zam\u00f3wie\u0144.<\/p>\n

    Por\u00f3wnanie mo\u017ce zatrzyma\u0107 inny kod lub nazwa towaru: dostawca opisuje produkt inaczej ni\u017c Twoja firma. Pracownik raz potwierdza powi\u0105zanie, a program je zapami\u0119tuje i przy kolejnych fakturach od tego dostawcy sam dopasowuje towar.<\/p>\n

    Podobnie jest z jednostkami miary. Je\u015bli dostawca fakturuje kartony, a magazyn przyjmuje sztuki, wystarczy raz ustali\u0107 przelicznik, by program m\u00f3g\u0142 por\u00f3wnywa\u0107 ilo\u015bci.<\/p>\n

    Przy cenach i op\u0142atach dodatkowych regu\u0142a sprawdza, czy r\u00f3\u017cnica wynika z warunk\u00f3w zakupu, na przyk\u0142ad rabatu lub doliczonego transportu. Nieuzgodnion\u0105 op\u0142at\u0119 pracownik wyja\u015bnia z dostawc\u0105.<\/p>\n

    Faktury w KSeF nie mo\u017cna zmieni\u0107. Dostawca wystawia wi\u0119c faktur\u0119 koryguj\u0105c\u0105 i wskazuje numer KSeF faktury pierwotnej. Do jednej faktury mo\u017ce przyj\u015b\u0107 kilka korekt; program \u0142\u0105czy je z pierwotnym dokumentem i pokazuje aktualn\u0105 nale\u017cno\u015b\u0107.<\/p>\n

    Program sprawdza r\u00f3wnie\u017c duplikaty. Gdy dostawca wystawia faktur\u0119 w trybie offline albo awaryjnym, mo\u017ce przes\u0142a\u0107 PDF, a p\u00f3\u017aniej faktura trafia do KSeF. Program rozpoznaje ten sam dokument po numerze faktury i danych dostawcy, dzi\u0119ki czemu firma nie p\u0142aci ponownie.<\/p>\n

    Nie zawsze jednak jest z czym por\u00f3wna\u0107 faktur\u0119. Za energi\u0119, najem czy abonamenty firma nie wystawia zam\u00f3wie\u0144, a dostawca nie wystawia WZ. Takie dokumenty z KSeF przechodz\u0105 osobn\u0105 \u015bcie\u017ck\u0105 w obiegu faktur kosztowych: akceptuje je osoba odpowiedzialna za dany koszt.<\/p>\n

    Ile czasu zabiera r\u0119czne sprawdzanie faktur i kiedy automatyzacja si\u0119 op\u0142aca?<\/h2>\n

    Dwie firmy mog\u0105 otrzymywa\u0107 tyle samo faktur. W pierwszej dokumenty zwykle zgadzaj\u0105 si\u0119 z zam\u00f3wieniami, w drugiej pracownicy co chwil\u0119 dzwoni\u0105 do dostawc\u00f3w, by wyja\u015bni\u0107 r\u00f3\u017cnice w cenach lub ilo\u015bciach. W tej drugiej automatyzacja oszcz\u0119dza najwi\u0119cej czasu.<\/p>\n

    \"Wykres:<\/figure>\n

    Skal\u0119 oszcz\u0119dno\u015bci mo\u017cesz wst\u0119pnie policzy\u0107. Oto przyk\u0142adowe wyliczenie oparte na za\u0142o\u017ceniach, a nie wynik wdro\u017cenia: 400 faktur miesi\u0119cznie i 6 minut na sprawdzenie jednej faktury daje wspomniane 40 godzin. Je\u015bli przegl\u0105d 60\u201380% faktur po automatycznym por\u00f3wnaniu zajmuje po minucie, a pozosta\u0142ych tyle co dot\u0105d, zesp\u00f3\u0142 odzyskuje oko\u0142o 20\u201327 godzin miesi\u0119cznie. Przy 50 z\u0142 za godzin\u0119 to oko\u0142o 1000\u20131330 z\u0142.<\/p>\n

    Odzyskane godziny staj\u0105 si\u0119 oszcz\u0119dno\u015bci\u0105, gdy firma nie musi zatrudnia\u0107 kolejnej osoby albo p\u0142aci mniej za nadgodziny. Zesp\u00f3\u0142 mo\u017ce te\u017c wykona\u0107 prac\u0119, na kt\u00f3r\u0105 dzi\u015b brakuje mu czasu. Licz\u0105c op\u0142acalno\u015b\u0107, od korzy\u015bci odejmujesz koszt wdro\u017cenia i utrzymania.<\/p>\n

    Samo por\u00f3wnywanie zwykle si\u0119 nie op\u0142aca, gdy faktur jest tylko kilkadziesi\u0105t miesi\u0119cznie, faktury dostawc\u00f3w zwykle si\u0119 zgadzaj\u0105 albo wi\u0119kszo\u015b\u0107 koszt\u00f3w nie ma zam\u00f3wie\u0144. Projekt mo\u017ce jednak obj\u0105\u0107 r\u00f3wnie\u017c obieg i akceptacj\u0119 faktur kosztowych. Po\u0142\u0105czenie z KSeF i programem powstaje wtedy raz, a jego koszt rozk\u0142ada si\u0119 na kilka usprawnie\u0144.<\/p>\n

    Cz\u0119\u015b\u0107 pracy mo\u017ce wykona\u0107 producent ERP. W Comarch ERP Optima w przegl\u0105darce agent AI \u201eWeryfikator e-Faktur\u201d sprawdza wiarygodno\u015b\u0107 wystawcy: obecno\u015b\u0107 w GUS i kartotece kontrahent\u00f3w, status VAT, rachunek na bia\u0142ej li\u015bcie oraz jego zmian\u0119 wzgl\u0119dem ostatnich faktur. Opisuje to dokumentacja agent\u00f3w AI w Comarch ERP Optima<\/a>. Por\u00f3wnanie faktury z zam\u00f3wieniem i dostaw\u0105 to osobny krok. To, co Tw\u00f3j program robi przy tym por\u00f3wnaniu, zale\u017cy od jego wersji i licencji.<\/p>\n

    Je\u015bli nie wiesz, ile czasu Tw\u00f3j zesp\u00f3\u0142 po\u015bwi\u0119ca na por\u00f3wnywanie dokument\u00f3w i wyja\u015bnianie r\u00f3\u017cnic, analiza procesu<\/a> poka\u017ce to na danych Twojej firmy.<\/p>\n

    Najcz\u0119stsze pytania<\/h2>\n

    Czy m\u00f3j program ERP sam por\u00f3wna faktur\u0119 z KSeF z zam\u00f3wieniem?<\/h3>\n

    To zale\u017cy od programu, jego wersji, licencji i wykupionych dodatk\u00f3w. Programy zintegrowane z KSeF pobieraj\u0105 faktury i tworz\u0105 z nich dokumenty zakupu. Producenci dodaj\u0105 te\u017c funkcje kontroli.<\/p>\n

    Przyk\u0142adowo Comarch oferuje agenta AI \u201eWeryfikator e-Faktur\u201d: w ERP Optima od wersji 2026.5, a w ERP XL od 2026.1. Przed zaksi\u0119gowaniem sprawdza on wiarygodno\u015b\u0107 wystawcy faktury zakupowej, m.in. jego status VAT i rachunek na bia\u0142ej li\u015bcie.<\/p>\n

    Poniewa\u017c zakres tych funkcji zale\u017cy od programu, przed wycen\u0105 sprawdzamy, co ju\u017c robi Tw\u00f3j system, i dobudowujemy tylko brakuj\u0105cy krok.<\/p>\n

    Czy do sprawdzania faktur potrzebna jest AI?<\/h3>\n

    Nie zawsze. Program sprawdza kwoty, ilo\u015bci i ceny za pomoc\u0105 regu\u0142: por\u00f3wnuje liczby z faktury z zam\u00f3wieniem i przyj\u0119ciem towaru, uwzgl\u0119dniaj\u0105c tolerancj\u0119 ustalon\u0105 przez firm\u0119.<\/p>\n

    AI przydaje si\u0119, gdy dostawca opisuje towar inaczej ni\u017c Twoja firma w swojej kartotece albo gdy dokument przychodzi poza KSeF, na przyk\u0142ad jako skan. Dopasowania, kt\u00f3rych program nie jest pewien, zatwierdza pracownik.<\/p>\n

    Czy faktury z KSeF trzeba odczytywa\u0107 przez OCR?<\/h3>\n

    Nie. Faktura w KSeF to plik XML w strukturze FA(3), a masowo faktury z KSeF pobiera si\u0119 wy\u0142\u0105cznie w XML. Program odczytuje dane bezpo\u015brednio z pliku. OCR albo AI przydaje si\u0119 tylko przy dokumentach spoza KSeF, na przyk\u0142ad skanach.<\/p>\n

    Co z fakturami kosztowymi, do kt\u00f3rych nie ma zam\u00f3wienia?<\/h3>\n

    Faktury kosztowe z KSeF bez zam\u00f3wie\u0144, na przyk\u0142ad za energi\u0119, najem czy abonamenty, przechodz\u0105 osobn\u0105 \u015bcie\u017ck\u0105. Program przypisuje faktur\u0119 osobie albo dzia\u0142owi odpowiedzialnemu za koszt. Wyznaczona osoba j\u0105 akceptuje, a ksi\u0119gowo\u015b\u0107 dekretuje, czyli przypisuje do kont ksi\u0119gowych.<\/p>\n

    Cz\u0119\u015b\u0107 tej pracy mo\u017cna oprze\u0107 na regu\u0142ach. Gdy faktur\u0119 wystawia sta\u0142y dostawca, a kwota jest podobna jak w poprzednich miesi\u0105cach, program od razu kieruje j\u0105 do w\u0142a\u015bciwej osoby.<\/p>\n

    Gdzie s\u0105 przetwarzane dane faktur i kto ma do nich dost\u0119p?<\/h3>\n

    Miejsce przetwarzania danych i dost\u0119p do nich uzgadniamy z Twoj\u0105 firm\u0105, zanim pod\u0142\u0105czymy systemy. Z KSeF \u0142\u0105czymy si\u0119 tokenem z uprawnieniem tylko do odczytu faktur. Nie mo\u017cna p\u00f3\u017aniej rozszerzy\u0107 jego uprawnie\u0144 \u2014 zmiana wymaga wystawienia nowego tokena. Token chronimy jak has\u0142o.<\/p>\n

    Je\u015bli rozwi\u0105zanie korzysta z modelu AI, uzgadniamy z firm\u0105 warunki jego u\u017cycia. Dane mog\u0105 te\u017c by\u0107 przetwarzane w infrastrukturze Twojej firmy.<\/p>\n