Kiedy warto usprawnić sprawdzanie faktur zakupowych?
Automatyczne zestawienie faktury z zamówieniem i przyjęciem towaru daje pracownikowi punkt wyjścia do kontroli. Może zobaczyć zgodne pozycje i przejść do tych, które wymagają jego oceny. Rozwiązanie pomaga:
- zestawić fakturę z kilkoma dostawami i uwzględnić przyjęte ilości,
- powiązać różne nazwy i oznaczenia produktów,
- wskazać różnice w cenach, ilościach i dodatkowych opłatach,
- wskazać brakujące dokumenty i skierować sprawę do właściwej osoby.
Zakres dobieramy do zasad zakupów i funkcji obecnego programu. Pracownik sprawdza wynik i decyduje o zatwierdzeniu faktury.
Automatyczne porównywanie faktur z zamówieniami i dostawami
- Pobieramy dane do porównania. Korzystamy z faktur w Twoim programie lub przygotowujemy potrzebną integrację z KSeF.
- Łączymy powiązane dokumenty. System dopasowuje dostawcę, zamówienia i dostawy na podstawie dostępnych danych.
- Sprawdzamy pozycje. Porównujemy produkty, ilości i ceny według uzgodnionych reguł oraz dopuszczalnych różnic.
- Pokazujemy wynik pracownikowi. Widzi zgodne pozycje, rozbieżności i dokumenty źródłowe. Decyduje o zatwierdzeniu lub dalszym wyjaśnieniu.
Ustalamy, kto wyjaśnia poszczególne rodzaje różnic i jak zatwierdzona faktura trafia do dalszego obiegu w Twoim ERP.
Co sprawdzamy na fakturze?
Zakres kontroli dobieramy na podstawie dokumentów i zasad Twojej firmy. Może obejmować:
| Element | Co porównujemy lub wskazujemy |
|---|---|
| Produkty | Powiązanie pozycji faktury z kartoteką i zamówieniem |
| Ilości | Liczbę sztuk na fakturze i przyjętych w dostawach |
| Ceny | Ceny jednostkowe z faktury i zamówienia |
| Opłaty | Dodatkowe koszty, np. transport, i zgodność z ustaleniami |
| Powiązania | Brak zamówienia lub dokumentu dostawy |
| Duplikaty | Wcześniejsze przekazanie tej samej faktury do obiegu |
Kwoty i ilości sprawdzamy według ustalonych reguł, np. z uwzględnieniem jednostek miary i dopuszczalnych różnic. AI może pomagać w dopasowaniu różnych opisów produktów albo odczytywaniu dokumentów spoza KSeF. Niepewne dopasowania trafiają do sprawdzenia przez pracownika.
Przykładowy wynik porównania — fikcyjne dane
Faktura zakupowa FZ/412, zamówienie do dostawcy ZZ/388 oraz przyjęcia towaru PZ/291 i PZ/297. Porównujemy ceny netto i ilości przypisane do tej faktury; uwzględniamy wcześniejsze rozliczenia dostaw.
| Pozycja | Faktura — netto | Zamówienie i przyjęcia | Wynik |
|---|---|---|---|
| Profil stalowy 40×40×2 mm, długość 6 m | 120 szt. × 145,00 zł | Zamówione 120 szt. × 145,00 zł; przyjęte 80 + 40 szt. | Ilość i cena zgodne |
| Blacha stalowa 2 mm, arkusz 1000×2000 mm | 30 ark. × 296,00 zł | Zamówione 30 ark. × 292,00 zł; przyjęte 30 ark. | Cena wyższa o 4,00 zł/ark., łącznie o 120,00 zł |
| Śruby M8×30, klasa 8.8 | 500 szt. × 0,80 zł | Zamówione 500 szt. × 0,80 zł; przyjęte 400 szt. | Brak potwierdzenia przyjęcia 100 szt. w dostępnych PZ |
| Transport | 150,00 zł | Brak opłaty w zamówieniu | Koszt do sprawdzenia z ustaleniami zakupu |
Pracownik zakupów sprawdza cenę blachy i opłatę za transport, a magazyn potwierdza, czy pozostałe śruby dotarły i czy przyjęcie zostało zapisane. Brak zapisu przyjęcia może oznaczać nieuzupełnione dane w systemie, a nie brak dostawy. Wynik porównania pomaga skierować sprawę do właściwej osoby; zatwierdzenie faktury pozostaje po stronie pracownika. To fikcyjny przykład, nie wynik wdrożenia.
Ile czasu może odzyskać Twój zespół?
Przykładowe wyliczenie, nie wynik klienta
400 faktur miesięcznie po 6 minut na sprawdzenie każdej to 40 godzin pracy.
Jeśli po automatycznym porównaniu 60–80% faktur wymaga minuty kontroli, a pozostałe nadal 6 minut, zespół odzyskuje około 20–27 godzin miesięcznie.
To szacunek przy podanych założeniach. Na Twoich dokumentach sprawdzamy czas kontroli, poprawek i wyjaśniania różnic. Opłacalność oceniamy z uwzględnieniem kosztu wdrożenia, narzędzi i utrzymania. Odzyskane godziny mogą pomóc obsłużyć więcej spraw; nie oznaczają automatycznie oszczędności pieniędzy.
Pobieranie faktur zakupowych z KSeF i dane z ERP
Faktury zakupowe możesz odbierać w bezpłatnych narzędziach Ministerstwa Finansów, np. w Aplikacji Podatnika KSeF, albo w programie zintegrowanym z KSeF. Ministerstwo opisuje sposoby odbierania faktur w KSeF. Przy większej liczbie faktur pobiera je automatycznie program lub integracja przez API KSeF 2.0:
- Nowe faktury trafiają do kolejki porównań. Integracja cyklicznie pobiera paczki dokumentów udostępnionych od ostatniej synchronizacji. Harmonogram uwzględnia zalecenia i limity API; po przerwie w połączeniu wznawiamy pobieranie od zapisanego punktu.
- XML zamiast odczytu obrazu. Faktury mają uporządkowaną strukturę danych, więc ich odczyt nie wymaga OCR. Nadal trzeba powiązać pozycje z zamówieniami i przyjęciami w ERP.
- Kontrola ponownego pobrania. Numer KSeF pozwala rozpoznać dokument już pobrany. Sprawdzamy też, czy ta faktura trafiła wcześniej do obiegu inną drogą, np. jako PDF od dostawcy.
- Uwierzytelnienie i uprawnienia. Konfigurujemy dostęp do faktur Twojej firmy przez metodę obsługiwaną przez API, np. token lub certyfikat KSeF. Zakres uprawnień odpowiada zadaniom integracji.
Szczegóły techniczne opisują dokumentacja API dla integratorów i przewodnik MF o przyrostowym pobieraniu faktur.
Jeśli Twój ERP już pobiera faktury, w pierwszej kolejności sprawdzamy możliwość wykorzystania tego obiegu. Zamówienia i dokumenty przyjęcia towarów odczytujemy z systemów firmy. WZ dostawcy opisuje wydanie towaru po jego stronie, a PZ w Twoim ERP — przyjęcie po stronie Twojej firmy. Wybieramy dokumenty, które potwierdzają faktycznie odebrane ilości; samo WZ nie przesądza, czy cała dostawa została przyjęta.
Comarch ERP Optima i Subiekt nexo firmy InsERT już pomagają powiązać fakturę zakupową z przyjęciem towaru. Jeśli korzystasz z tej funkcji, sprawdzamy jej zakres i uzupełniamy tylko brakujące elementy potrzebne Twojemu zespołowi. Może to być porównanie faktury z zamówieniem do dostawcy i PZ pozycja po pozycji lub uwzględnienie uzgodnionych tolerancji, np. zaokrągleń cen. Opis różnic może wskazywać, co się nie zgadza i z czego wynika rozbieżność, aby ułatwić wyjaśnienie sprawy z dostawcą.
Faktury spoza KSeF, np. PDF od zagranicznego dostawcy, możemy włączyć do tego samego procesu. Sposób odczytu dobieramy do dokumentów. Jeśli potrzebujesz połączenia własnej aplikacji z KSeF, zobacz oprogramowanie dedykowane i integrację z KSeF API.
Jak zaczynamy i wyceniamy wdrożenie?
Zaczynamy od bezpłatnej rozmowy o tym, jak Twój zespół sprawdza faktury. Następnie przeglądamy przykładowe faktury, zamówienia i dokumenty dostawy, także te trudniejsze. Ustalamy reguły porównywania i sposób obsługi różnic.
Sprawdzamy konkretny ERP: produkt, wersję, licencję i sposób dostępu do danych. Zobacz, jak łączymy się z ERP, którego już używasz.
Orientacyjny koszt wdrożenia to 15–25 tys. zł netto. Cena zależy od systemów, dostępnych danych i reguł porównywania; przy trudniejszej integracji może być wyższa. Przy jasnym zakresie przygotowujemy ofertę. Jeśli najpierw trzeba sprawdzić możliwości systemu lub zasady obsługi dokumentów, proponujemy osobno wycenioną analizę procesu.
Rozwiązanie testujemy równolegle z obecną obsługą faktur. Porównujemy wyniki, czas sprawdzania i liczbę poprawek. Przygotowujemy też pracowników do korzystania z niego.
Przed podłączeniem systemów uzgadniamy dostęp i miejsce przetwarzania danych, a jeśli używamy AI — także warunki korzystania z modelu. Opiekę po wdrożeniu ustalamy osobno. Zobacz etapy współpracy.
Aktualizacja treści:
Weryfikacja informacji: