Kiedy warto usprawnić sprawdzanie faktur zakupowych?
Faktura jest już w programie, a pracownik nadal otwiera zamówienie, szuka dokumentów dostawy i porównuje pozycje jedna po drugiej. Najwięcej czasu zabierają często:
- dostawy częściowe i jedna faktura obejmująca kilka dostaw,
- różne nazwy lub oznaczenia tego samego produktu,
- różnice w cenach, ilościach i dodatkowych opłatach,
- brak zamówienia albo dokumentu potwierdzającego przyjęcie towaru.
Przyglądamy się tym czynnościom i funkcjom obecnego programu. Automatyzacja ma pomóc zespołowi szybko znaleźć sprawy wymagające wyjaśnienia.
Automatyczne porównywanie faktur z zamówieniami i dostawami
- Pobieramy dane do porównania. Korzystamy z faktur w Twoim programie lub przygotowujemy potrzebną integrację z KSeF.
- Łączymy powiązane dokumenty. System dopasowuje dostawcę, zamówienia i dostawy na podstawie dostępnych danych.
- Sprawdzamy pozycje. Porównujemy produkty, ilości i ceny według uzgodnionych reguł oraz dopuszczalnych różnic.
- Pokazujemy wynik pracownikowi. Widzi zgodne pozycje, rozbieżności i dokumenty źródłowe. Decyduje o zatwierdzeniu lub dalszym wyjaśnieniu.
Ustalamy, kto wyjaśnia poszczególne rodzaje różnic i jak zatwierdzona faktura trafia do dalszego obiegu w Twoim ERP.
Co sprawdzamy na fakturze?
Zakres kontroli dobieramy na podstawie dokumentów i zasad Twojej firmy. Może obejmować:
| Element | Co porównujemy lub wskazujemy |
|---|---|
| Produkty | Powiązanie pozycji faktury z kartoteką i zamówieniem |
| Ilości | Liczbę sztuk na fakturze i przyjętych w dostawach |
| Ceny | Ceny jednostkowe z faktury i zamówienia |
| Opłaty | Dodatkowe koszty, np. transport, i zgodność z ustaleniami |
| Powiązania | Brak zamówienia lub dokumentu dostawy |
| Duplikaty | Wcześniejsze przekazanie tej samej faktury do obiegu |
Kwoty i ilości sprawdzamy według ustalonych reguł, np. z uwzględnieniem jednostek miary i dopuszczalnych różnic. AI może pomagać w dopasowaniu różnych opisów produktów albo odczytywaniu dokumentów spoza KSeF. Niepewne dopasowania trafiają do sprawdzenia przez pracownika.
Przykładowy wynik porównania — fikcyjne dane
Faktura zakupowa FZ/412, zamówienie do dostawcy ZZ/388 oraz przyjęcia towaru PZ/291 i PZ/297. Porównujemy ceny netto i ilości przypisane do tej faktury; uwzględniamy wcześniejsze rozliczenia dostaw.
| Pozycja | Faktura — netto | Zamówienie i przyjęcia | Wynik |
|---|---|---|---|
| Profil stalowy 40×40×2 mm, długość 6 m | 120 szt. × 145,00 zł | Zamówione 120 szt. × 145,00 zł; przyjęte 80 + 40 szt. | Ilość i cena zgodne |
| Blacha stalowa 2 mm, arkusz 1000×2000 mm | 30 ark. × 296,00 zł | Zamówione 30 ark. × 292,00 zł; przyjęte 30 ark. | Cena wyższa o 4,00 zł/ark., łącznie o 120,00 zł |
| Śruby M8×30, klasa 8.8 | 500 szt. × 0,80 zł | Zamówione 500 szt. × 0,80 zł; przyjęte 400 szt. | Brak potwierdzenia przyjęcia 100 szt. w dostępnych PZ |
| Transport | 150,00 zł | Brak opłaty w zamówieniu | Koszt do sprawdzenia z ustaleniami zakupu |
Pracownik zakupów sprawdza cenę blachy i opłatę za transport, a magazyn potwierdza, czy pozostałe śruby dotarły i czy przyjęcie zostało zapisane. Brak zapisu przyjęcia może oznaczać nieuzupełnione dane w systemie, a nie brak dostawy. Wynik porównania pomaga skierować sprawę do właściwej osoby; zatwierdzenie faktury pozostaje po stronie pracownika. To fikcyjny przykład, nie wynik wdrożenia.
Ile czasu może odzyskać Twój zespół?
Przykładowe wyliczenie, nie wynik klienta
400 faktur miesięcznie po 6 minut na sprawdzenie każdej to 40 godzin pracy.
Jeśli po automatycznym porównaniu 60–80% faktur wymaga minuty kontroli, a pozostałe nadal 6 minut, zespół odzyskuje około 20–27 godzin miesięcznie.
To szacunek przy podanych założeniach. Na Twoich dokumentach sprawdzamy czas kontroli, poprawek i wyjaśniania różnic. Opłacalność oceniamy z uwzględnieniem kosztu wdrożenia, narzędzi i utrzymania. Odzyskane godziny mogą pomóc obsłużyć więcej spraw; nie oznaczają automatycznie oszczędności pieniędzy.
Pobieranie faktur zakupowych z KSeF i dane z ERP
Faktury zakupowe możesz odbierać w bezpłatnych narzędziach Ministerstwa Finansów, np. w Aplikacji Podatnika KSeF, albo w programie zintegrowanym z KSeF. Ministerstwo opisuje sposoby odbierania faktur w KSeF. Przy większej liczbie faktur pobiera je automatycznie program lub integracja przez API KSeF 2.0:
- Nowe faktury trafiają do kolejki porównań. Integracja cyklicznie pobiera paczki dokumentów udostępnionych od ostatniej synchronizacji. Harmonogram uwzględnia zalecenia i limity API; po przerwie w połączeniu wznawiamy pobieranie od zapisanego punktu.
- XML zamiast odczytu obrazu. Faktury mają uporządkowaną strukturę danych, więc ich odczyt nie wymaga OCR. Nadal trzeba powiązać pozycje z zamówieniami i przyjęciami w ERP.
- Kontrola ponownego pobrania. Numer KSeF pozwala rozpoznać dokument już pobrany. Sprawdzamy też, czy ta faktura trafiła wcześniej do obiegu inną drogą, np. jako PDF od dostawcy.
- Uwierzytelnienie i uprawnienia. Konfigurujemy dostęp do faktur Twojej firmy przez metodę obsługiwaną przez API, np. token lub certyfikat KSeF. Zakres uprawnień odpowiada zadaniom integracji.
Szczegóły techniczne opisują dokumentacja API dla integratorów i przewodnik MF o przyrostowym pobieraniu faktur.
Jeśli Twój ERP już pobiera faktury, w pierwszej kolejności sprawdzamy możliwość wykorzystania tego obiegu. Zamówienia i dokumenty przyjęcia towarów odczytujemy z systemów firmy. WZ dostawcy opisuje wydanie towaru po jego stronie, a PZ w Twoim ERP — przyjęcie po stronie Twojej firmy. Wybieramy dokumenty, które potwierdzają faktycznie odebrane ilości; samo WZ nie przesądza, czy cała dostawa została przyjęta.
Faktury spoza KSeF, np. PDF od zagranicznego dostawcy, możemy włączyć do tego samego procesu. Sposób odczytu dobieramy do dokumentów. Jeśli potrzebujesz połączenia własnej aplikacji z KSeF, zobacz oprogramowanie dedykowane i integrację z KSeF API.
Jak zaczynamy i wyceniamy wdrożenie?
Zaczynamy od bezpłatnej rozmowy o tym, jak Twój zespół sprawdza faktury. Następnie przeglądamy przykładowe faktury, zamówienia i dokumenty dostawy, także te trudniejsze. Ustalamy reguły porównywania i sposób obsługi różnic.
Sprawdzamy konkretny ERP: produkt, wersję, licencję i sposób dostępu do danych. Zobacz, jak łączymy się z ERP, którego już używasz.
Cenę ustalamy indywidualnie, zależnie od systemów, dostępnych danych i reguł porównywania. Przy jasnym zakresie przygotowujemy ofertę. Jeśli najpierw trzeba sprawdzić możliwości systemu lub zasady obsługi dokumentów, proponujemy osobno wycenioną analizę procesu.
Rozwiązanie testujemy równolegle z obecną obsługą faktur. Porównujemy wyniki, czas sprawdzania i liczbę poprawek. Przygotowujemy też pracowników do korzystania z niego.
Przed podłączeniem systemów uzgadniamy dostęp i miejsce przetwarzania danych, a jeśli używamy AI — także warunki korzystania z modelu. Opiekę po wdrożeniu ustalamy osobno. Zobacz etapy współpracy.
Aktualizacja: