Kiedy warto zapewnić opiekę po wdrożeniu?
Działające rozwiązanie może wymagać zmian, gdy pojawiają się nowe dokumenty, aktualizacja ERP lub potrzeby użytkowników. Warto zadbać o opiekę, gdy:
- Zmieniają się dokumenty i dane. Nowy układ zamówienia lub oznaczenia produktów utrudniają odczyt.
- Aktualizowany jest ERP lub inny system. Trzeba sprawdzić, czy wymiana danych nadal działa poprawnie.
- Wyniki AI wymagają więcej poprawek. Potrzebna jest ocena przyczyny i dostosowanie rozwiązania.
- Rośnie liczba spraw lub koszt korzystania. Chcesz wiedzieć, co wpływa na obciążenie i wydatki.
- Zespół potrzebuje kontaktu do wsparcia. Kogoś, kto zna rozwiązanie i może zająć się zgłoszeniem.
Co otrzymujesz w ramach utrzymania AI i automatyzacji?
Opiekę dopasowujemy do wdrożonych lub przejętych rozwiązań. Może obejmować:
- Monitorowanie działania. Sprawdzanie przetwarzania dokumentów, wymiany danych i błędów w wybranych punktach.
- Obsługę problemów. Ustalenie przyczyny, naprawę i sprawdzenie wyniku.
- Dostosowanie do zmian. Aktualizacje, nowe formaty dokumentów i drobne poprawki.
- Raport wyników i kosztów. Liczbę obsłużonych spraw, wyjątki, poprawki i wydatki na AI, jeśli dotyczy rozwiązania.
- Pomoc nowym użytkownikom. Przekazanie instrukcji i szkolenie związane z obsługą rozwiązania (w wariancie z rozwojem).
- Kwartalny przegląd procesów. Ocenę działania i propozycje kolejnych usprawnień (w wariancie z rozwojem).
Opieka może obejmować również aplikacje .NET, bazy MSSQL i integracje. Dokładny zakres oraz limit prac określamy przed rozpoczęciem współpracy.
Utrzymanie czy rozwój — który wariant wybrać?
Utrzymanie zapewnia opiekę nad obecnym rozwiązaniem. Rozwój dodaje czas na nowe funkcje i kolejne usprawnienia.
Cena zależy od liczby rozwiązań, wymagań wsparcia i limitu prac. Koszty licencji, modeli AI oraz infrastruktury pokazujemy osobno. Szczegóły rozliczania zmian znajdziesz poniżej oraz w FAQ.
Jak obsługujemy problemy po wdrożeniu?
Zgłaszasz problem przez ustalony kanał. Sprawdzamy przyczynę i wpływ na pracę, wprowadzamy poprawkę oraz testujemy wynik. Jeśli problem leży w ERP, infrastrukturze lub usłudze zewnętrznej, współpracujemy z odpowiedzialnym dostawcą.
Przykładowy scenariusz: nowy format zamówienia
Klient Twojej firmy zaczyna wysyłać zamówienia w innym układzie PDF. Rośnie liczba poprawek w szkicach przygotowanych przez automatyzację zamówień. Sprawdzamy dokumenty, dostosowujemy odczyt i testujemy go na kolejnych zamówieniach, aby ocenić, czy liczba poprawek się zmniejszyła.
Co daje kwartalny przegląd procesów?
W wariancie z rozwojem raz na kwartał omawiamy wyniki, doświadczenia użytkowników i nowe potrzeby. Szukamy przyczyn pozostałych poprawek lub opóźnień oraz oceniamy koszty działania.
Otrzymujesz propozycje usprawnień z oceną korzyści i wyceną. Ty decydujesz, które warto wdrożyć i w jakiej kolejności. Jeśli nowy obszar wymaga poznania, możemy zacząć od analizy procesu.
Jak zaczynamy i jakie są zasady opieki?
Możesz wybrać opiekę przy przekazaniu wdrożenia. Rozwiązanie po innym wykonawcy najpierw przeglądamy, aby poznać jego stan i przygotować ofertę utrzymania.
Przed rozpoczęciem określamy w umowie:
- rozwiązania objęte opieką oraz zakres monitoringu i raportowania,
- limit prac, zasady obsługi błędów i wycenę dodatkowych zmian,
- godziny wsparcia, kanał zgłoszeń i czas reakcji,
- odpowiedzialność za infrastrukturę, kopie zapasowe i usługi zewnętrzne.
Większe zmiany i prace poza limitem wyceniamy przed wykonaniem. Dotyczy to także wariantu rozwoju. Opieka obejmuje wskazane rozwiązania; ogólną obsługą komputerów, sieci i kont zajmuje się Twój dział IT lub dostawca tych usług.
Abonament jest opcjonalny. Jeśli utrzymanie przejmuje Twój zespół lub inna firma, przygotowujemy dokumentację i instrukcje w ustalonym zakresie. Zobacz jak pracujemy.