Integracja ERP z CRM, pocztą i aplikacjami firmy
Jeśli jedna sprawa przechodzi przez kilka programów, pracownicy często muszą przenosić dane między nimi. Integracja pozwala wykorzystać informacje już zapisane w firmie i ograniczyć tę pracę. Może obejmować:
- Zamówienia z poczty do ERP. Dane z wiadomości i załączników trafiają do szkicu, który pracownik sprawdza i zatwierdza. Zobacz automatyzację obsługi zamówień.
- Statusy zamówień z ERP do CRM. Osoba obsługująca klienta widzi potrzebne informacje w swoim programie, bez każdorazowego pytania innego działu.
- Dane z ERP do aplikacji firmy. Produkty, ceny lub informacje o klientach są wykorzystywane w kolejnym etapie procesu bez ponownego wpisywania.
- Zestawienia z kilku źródeł. Dane z baz, plików i aplikacji trafiają do raportu, zamiast być ręcznie zbierane w arkuszu.
Wybieramy połączenia potrzebne do konkretnego zadania. Ustalamy, gdzie powstają dane, kto może je zmieniać i kiedy mają trafić do kolejnego systemu.
Przykładowy scenariusz: status zamówienia w CRM
Klient pyta o realizację zamówienia. Handlowiec ma jego dane w CRM, ale status dostawy znajduje się w ERP. Zamiast otwierać drugi program lub pytać magazyn, widzi w CRM status pobrany przez integrację oraz czas ostatniej aktualizacji.
Handlowiec może szybciej odpowiedzieć klientowi, a magazyn otrzymuje mniej pytań o informacje dostępne w systemie. Zakres danych i częstotliwość aktualizacji dobieramy do sposobu pracy firmy.
Integracja czy nowa aplikacja?
Ta usługa dotyczy wymiany danych między programami, których już używasz. Jeśli potrzebujesz nowej aplikacji do obsługi procesu, zobacz tworzenie oprogramowania na zamówienie.
Własne elementy projektujemy i programujemy tam, gdzie brakuje połączenia albo potrzebnych reguł. Może to być np. wymiana danych między ERP a aplikacją napisaną na zamówienie lub obsługa dokumentów wymagających kilku etapów sprawdzenia.
Integracja AI z ERP: kiedy ma sens?
Do przekazania numeru zamówienia, ceny czy statusu zwykle wystarczają reguły wymiany danych. AI może pomóc odczytać wiadomość od klienta, wydobyć dane z PDF-u lub dopasować różne opisy tego samego produktu. Przykłady: zamówienia z maila do ERP i przygotowanie ofert z danych ERP.
Integracja sprawdza przygotowane dane według ustalonych reguł i przekazuje je do odpowiedniego programu. Brakujące informacje i niejednoznaczne dopasowania trafiają do pracownika.
Jeśli chcesz zadawać pytania o informacje zapisane w systemach i dokumentach, zobacz asystenta AI na danych firmy. Dodanie funkcji AI do obecnej aplikacji opisujemy na stronie AI w istniejącym systemie.
AI w ERP, którego już używasz
Automatyzację lub AI często można dodać do procesu obsługiwanego w obecnym ERP. Najpierw sprawdzamy funkcje programu, dodatki i gotowe integracje. Jeśli rozwiązują Twój problem, pomagamy je wykorzystać. Potrzebne rozszerzenia łączymy z ERP przez dostępne mechanizmy:
- API lub SDK producenta. Przykładem jest Sfera dla Subiekta GT, wymagająca odpowiedniego dodatku, oraz Sfera dostępna w Subiekcie nexo PRO. Tworzenie dokumentów korzysta wtedy z mechanizmów programu; potrzebne pola i reguły sprawdzamy w integracji.
- Import i eksport plików w formatach obsługiwanych przez program.
- Odczyt z bazy danych, np. Microsoft SQL Server, jeśli pozwalają na to warunki producenta i licencja. Dostęp ograniczamy do potrzebnych danych, np. przez wybrane widoki i konto z uprawnieniami do odczytu. Dokumenty tworzymy przez interfejs lub import obsługiwany przez ERP.
Przed wyceną ustalamy, jakie dane trzeba odczytać i co ma powstać w drugim systemie. Sprawdzamy:
- konkretny produkt, wersję i konfigurację, np. Subiekt GT lub nexo PRO, WAPRO Mag, enova365, Comarch ERP Optima albo Comarch ERP XL,
- licencję i moduły potrzebne do integracji,
- dostępne interfejsy i ich dokumentację,
- możliwość testu połączenia bez wpływu na codzienną pracę firmy.
Jak dbamy o poprawność wymiany danych?
Integrację projektujemy również z myślą o sytuacjach, w których dane są niepełne lub jeden z programów nie odpowiada. Uzgadniamy:
- Sprawdzanie danych i duplikatów. Co musi się zgadzać przed przekazaniem informacji i jak rozpoznać sprawę już obsłużoną.
- Obsługę przerw i błędów. Kiedy ponowić próbę, co pozostawić w kolejce i komu zgłosić problem.
- Dostęp i uprawnienia. Jakie informacje może odczytywać integracja i jakie czynności może wykonywać.
Jeśli system źródłowy jest niedostępny, rozwiązanie sygnalizuje, że danych nie udało się odświeżyć. Testujemy również obsługę takich przerw. Przy korzystaniu z AI określamy, jakie dane trafiają do modelu oraz gdzie i na jakich warunkach są przetwarzane. Jeśli dane mają pozostać w firmie, rozważamy prywatne AI na serwerze w firmie.
Jak zaczynamy współpracę i wyceniamy integrację?
Na bezpłatnej rozmowie omawiamy problem i używane systemy. Jeśli sposób integracji jest znany, przygotowujemy ofertę z zakresem, ceną i kryteriami odbioru. Gdy trzeba sprawdzić możliwości programu lub jakość danych, proponujemy osobno wycenioną analizę wykonalności.
Koszt zależy od potrzebnych połączeń, reguł wymiany i obsługi wyjątków. Licencje, infrastrukturę i ewentualne korzystanie z modeli AI pokazujemy oddzielnie. Po wdrożeniu możemy zapewnić utrzymanie i dalszy rozwój.
Zobacz zasady współpracy. Jeśli nie wiesz jeszcze, który obszar warto usprawnić, zacznij od analizy procesów. Firmy IT i partnerzy ERP mogą zlecić nam integrację w projekcie klienta: zobacz współpracę partnerską.
Aktualizacja: