Kiedy warto przeanalizować procesy?
Nie musisz wiedzieć, jakie narzędzie kupić ani co zautomatyzować. Wystarczy, że widzisz problem, który wraca i utrudnia pracę. Na przykład:
- Te same dane są przepisywane kilka razy — z wiadomości do arkusza, a potem do systemu sprzedażowego.
- Sprawy czekają mimo zaangażowania zespołu — brakuje informacji, decyzji albo jasnego sposobu przekazania zadania dalej.
- Poprawki zajmują zbyt dużo czasu — błędy w zamówieniach, ofertach czy dokumentach wracają na kolejnych etapach.
- Nie wiesz, od czego zacząć zmiany — każdy dział zgłasza inne potrzeby, a trudno ocenić, które usprawnienie przyniesie największą korzyść.
Przyglądamy się rzeczywistej pracy: od pierwszej wiadomości lub dokumentu do zakończenia sprawy. Możemy zacząć na przykład od obsługi zamówień, przygotowania ofert i wycen lub sprawdzania faktur zakupowych.
Co otrzymasz po analizie procesów?
Otrzymujesz raport z mapą procesu i rekomendacjami. Omawiamy go z Tobą, aby pomóc wybrać pierwszy krok. Raport zawiera:
- Mapę obecnego procesu. Kolejne czynności, odpowiedzialne osoby i używane systemy, z zaznaczeniem miejsc, w których praca się zatrzymuje lub wymaga poprawek.
- Ocenę skali problemu. Liczbę obsługiwanych spraw, czas pracy i najczęstsze błędy. Wskazujemy, które dane udało się zmierzyć, a które są szacunkiem.
- Propozycje usprawnień i ich priorytety. Porównanie dostępnych możliwości: od ustawień obecnych narzędzi i zmian w sposobie pracy po integrację lub nowe rozwiązanie.
- Ocenę korzyści i kosztów. Przewidywany efekt, koszt uruchomienia i bieżącego korzystania z rozwiązania oraz założenia przyjęte do wyliczeń.
- Plan pierwszego usprawnienia. Zakres zmiany, zadania zespołu i systemów oraz sposób sprawdzenia efektu. Jeśli rekomendujemy wdrożenie, opisujemy też obsługę nietypowych przypadków.
Rekomendacją może być wykorzystanie gotowej funkcji, zmiana sposobu pracy lub odłożenie inwestycji. Raport pomaga Ci zdecydować, co zrobić i czy potrzebujesz wdrożenia.
Przykładowy fragment mapy procesu — fikcyjne dane
Fragment dotyczy przyjmowania zamówień w firmie handlowej: od wiadomości klienta do potwierdzenia zamówienia.
| Krok | Kto i w jakim systemie | Wynik kroku | Gdzie praca się zatrzymuje lub wraca |
|---|---|---|---|
| 1. Przyjęcie zamówienia | Obsługa klienta, poczta | Wiadomość i załączniki przypisane do klienta | Brak numeru zamówienia utrudnia rozpoznanie ponownej wysyłki |
| 2. Dopasowanie produktów | Obsługa klienta, ERP i arkusz oznaczeń | Pozycje powiązane z kartotekami | Nazwa klienta pasuje do kilku wariantów; potrzebne jest doprecyzowanie |
| 3. Przygotowanie zamówienia | Obsługa klienta, ERP | Projekt z ilościami, jednostkami i cenami | Niejasne przeliczenie opakowań na sztuki wymaga sprawdzenia |
| 4. Sprawdzenie dostępności i terminu | Handlowiec, ERP; przy brakach zakupy lub produkcja | Informacja o możliwym terminie realizacji | Część towaru jest zarezerwowana; termin uzupełnienia wymaga potwierdzenia |
| 5. Potwierdzenie klientowi | Obsługa klienta, poczta | Wysłane potwierdzenie ilości, ceny i terminu | Zmiana ilości lub terminu wraca do sprawdzenia w ERP |
Do mapy dołączamy pomiar lub oszacowanie czasu pracy, oczekiwania i częstotliwości wyjątków. Dopiero te dane pomagają ustalić, który etap warto usprawnić najpierw. Ten fragment ilustruje sposób opisu procesu; nie jest wynikiem analizy u klienta.
Ile kosztuje analiza procesów?
Zakres dobieramy do problemu, który chcesz rozwiązać. Podane kwoty i terminy są orientacyjne; dokładną cenę ustalamy przed rozpoczęciem pracy.
Analiza jednego procesu przydaje się, gdy wiesz, która część pracy wymaga poprawy, np. przyjmowanie zamówień. Obejmuje mapę procesu, ocenę korzyści i kosztów oraz plan zmian.
Przegląd obszaru obejmuje 2–3 powiązane procesy, np. drogę od zapytania ofertowego do zamówienia. Pomaga ocenić zależności, ustalić priorytety i wybrać pierwsze usprawnienie.
| Wariant | Cena netto i czas |
|---|---|
| Analiza jednego procesu | 2,5–4 tys. zł 2–3 tygodnie |
| Przegląd obszaru | 4–6 tys. zł 3–5 tygodni |
Analiza to więcej niż lista pomysłów na automatyzację. Mierzymy lub szacujemy liczbę spraw i czas ich obsługi, szacujemy zwrot i projektujemy rozwiązanie z uwzględnieniem systemów i danych Twojej firmy. Po analizie wiesz, ile może kosztować wdrożenie i czy się opłaca. Jeśli zamówisz wdrożenie w ciągu 30 dni, odliczamy całą cenę analizy od ceny wdrożenia.
Pierwsze wdrożenie po przeglądzie może obejmować jeden wybrany proces.
Jak przebiega analiza i mapowanie procesów?
- Ustalamy zakres analizy. Omawiamy problem, jego konsekwencje i oczekiwany efekt. Wybieramy jeden proces albo kilka powiązanych procesów, a następnie uzgadniamy zakres i cenę analizy.
- Poznajemy codzienną pracę. Rozmawiamy z osobami, które ją wykonują, przechodzimy przez przykładowe sprawy i sprawdzamy używane dokumenty oraz systemy. Uwzględniamy także przypadki wymagające dodatkowych wyjaśnień lub decyzji.
- Porównujemy możliwości i omawiamy rekomendacje. Pokazujemy, co warto zmienić, jakie warunki trzeba spełnić i jaki efekt można uzyskać. Omawiamy koszty, kolejność zmian i pytania ważne dla Twojej decyzji.
Czas analizy zależy przede wszystkim od tego, jak szybko uda się porozmawiać z osobami wykonującymi pracę i zebrać przykładowe dokumenty.
Przykładowa sytuacja: obsługa zamówień
Zamówienie przychodzi mailem, pracownik sprawdza produkty i ceny, a następnie wprowadza dane do systemu. Analiza pokazuje, ile czasu zajmuje każdy etap i na co trzeba czekać.
50 zamówień dziennie po 5 minut, przy 21 dniach pracy, to 87,5 godziny miesięcznie. Analiza pokazuje, jaka część tego czasu przypada na przepisywanie danych, sprawdzanie informacji i obsługę wyjątków. Dopiero na tej podstawie szacujemy, ile pracy można ograniczyć.
Jeśli najwięcej czasu zabiera przepisywanie danych, warto rozważyć jego automatyzację. Gdy obsługę zamówień opóźnia rozpoznawanie produktów, trzeba najpierw uporządkować ich nazwy, oznaczenia i kartoteki. Od przyczyny zależy wybór usprawnienia. To przykładowa sytuacja, a nie opis realizacji u klienta.
Kto przeprowadza analizę?
Analizę wykonuje DO IT GLOBAL, a projekt ma jednego prowadzącego, który zna ustalenia i może poprowadzić późniejsze wdrożenie. Rekomendacje uwzględniają sposób pracy, możliwości systemów Twojej firmy i koszty potrzebnych zmian. Na etapie wdrożenia łączymy rozwiązania z ERP, bazami danych, pocztą i aplikacjami firmy.
Analizy opieramy na ponad 20 latach doświadczenia w IT: analizie potrzeb, projektowaniu i programowaniu systemów oraz wdrożeniach. Więcej o doświadczeniu DO IT GLOBAL.
Jak oceniamy, czy zmiana się opłaca?
Porównujemy obecną pracę z tym, jak może wyglądać po usprawnieniu. Uwzględniamy czas obsługi, poprawki, oczekiwanie oraz koszty wdrożenia i utrzymania. Gdy brakuje dokładnych danych, podajemy przedział możliwych wyników i wyjaśniamy, od czego zależy.
Odzyskany czas oznacza, że zespół może zająć się innymi zadaniami lub obsłużyć więcej spraw. Oszczędność pieniędzy pojawia się na przykład wtedy, gdy spada koszt nadgodzin lub można uniknąć dodatkowego zatrudnienia. Te korzyści rozpatrujemy osobno, aby nie policzyć dwa razy tego samego efektu.
Co dalej po analizie?
Decyzja należy do Ciebie. Możesz wykorzystać rekomendacje samodzielnie lub zlecić nam wdrożenie. Jeśli wybierzesz współpracę, przygotowujemy ofertę z zakresem, ceną i sposobem sprawdzenia rezultatu. Po uruchomieniu rozwiązania możemy również zapewnić jego utrzymanie i dalszy rozwój.