Kiedy warto usprawnić obsługę zamówień?
Gdy zamówienia przychodzą w różnych formatach, nawet sprawny zespół musi poświęcać czas na otwieranie załączników, wyszukiwanie produktów i wpisywanie pozycji do systemu. Warto przyjrzeć się temu procesowi, jeśli:
- dane z maili, PDF-ów i arkuszy są codziennie przepisywane do ERP,
- klienci używają własnych nazw lub numerów produktów,
- pomyłki w ilościach, jednostkach czy adresach wymagają późniejszych poprawek,
- przy większej liczbie zamówień wydłuża się czas ich obsługi.
Najwięcej zależy od liczby zamówień, ich powtarzalności i czasu potrzebnego na sprawdzenie danych. Przy mniejszej skali wystarczającym usprawnieniem może być gotowa funkcja lub prostszy import.
Warianty automatyzacji zamówień i ceny
Możemy przygotować dane do dalszej obsługi albo połączyć rozwiązanie z ERP. Są to dwa różne zakresy wdrożenia:
| Wariant | Co otrzymujesz | Cena netto |
|---|---|---|
| Dane do pliku | Dane do sprawdzenia i wprowadzenia lub importu do ERP | 8–12 tys. zł |
| Szkic w ERP | Dopasowanie danych i szkic zamówienia w systemie | 15–25 tys. zł |
Przygotowanie danych do pliku może być pierwszym etapem usprawnienia obsługi zamówień. Ten wariant obejmuje odczyt i uporządkowanie informacji; pracownik wprowadza je do ERP lub korzysta z dostępnego importu.
Jak działa automatyzacja zamówień z maila do ERP?
Przy integracji z ERP pracownik otrzymuje szkic bezpośrednio w systemie:
- Zamówienie przychodzi jak dotychczas. Rozwiązanie pobiera wiadomość i załączniki z uzgodnionej skrzynki.
- Dane są odczytywane i sprawdzane. System dopasowuje klienta oraz towary do danych w ERP i wskazuje braki lub różnice.
- Pracownik otrzymuje szkic. Widzi przygotowane pozycje, oryginalne zamówienie i informacje wymagające wyjaśnienia.
- Pracownik zatwierdza zamówienie. Przed zatwierdzeniem może poprawić dane lub przekazać sprawę do ręcznej obsługi.
Możemy również dodać przygotowanie szkicu potwierdzenia albo pytania o brakujące informacje. Decyzja o wysłaniu wiadomości pozostaje po stronie pracownika.
Przykład: od maila do szkicu zamówienia — fikcyjne dane
Wiadomość od klienta: „Zamówienie 74/2026: proszę o 10 opak. rękawic nitrylowych M, 200 szt. worków 120 l i 5 rolek taśmy szarej. Dostawa do magazynu w Policach.”
W tym przykładzie nadawca jest przypisany do kartoteki klienta. Dla rękawic istnieje zatwierdzone powiązanie z produktem w ERP i przelicznik: 1 opakowanie = 100 sztuk. Klient ma jeden zapisany adres dostawy w Policach.
| Dane z maila | Przygotowany wynik | Status i informacje do wyjaśnienia |
|---|---|---|
| 10 opak. rękawic nitrylowych M | RK-NIT-M, 1000 szt. według zapisanego przelicznika | Pozycja dopasowana |
| 200 szt. worków 120 l | Odczytana ilość: 200 szt.; produkt do wyboru | Pasują WR-120-CZ (czarne) i WR-120-N (niebieskie) |
| 5 rolek taśmy szarej | Odczytana ilość: 5 rolek; produkt do wyboru | Brakuje rodzaju taśmy, szerokości i długości rolki |
| Dostawa: magazyn w Policach | Zapisany adres dostawy klienta w Policach | Adres dopasowany |
Pracownik wyjaśnia z klientem kolor worków i parametry taśmy, a następnie uzupełnia projekt. Ceny pobieramy z uzgodnionego cennika klienta w ERP; dostępność i termin dostawy wymagają sprawdzenia przed potwierdzeniem zamówienia. Przy braku pewnego dopasowania rozwiązanie pozostawia pozycję do wyjaśnienia. Przykład ilustruje sposób działania, nie wdrożenie u klienta.
Co może sprawdzać rozwiązanie?
Zakres dobieramy na podstawie przykładowych zamówień i danych dostępnych w Twoim systemie.
| Element | Przykład działania |
|---|---|
| Klient | Dopasowanie nadawcy i danych z dokumentu do kartoteki klienta |
| Produkty | Powiązanie nazw i oznaczeń klienta z indeksami w ERP |
| Ilości i jednostki | Przeliczenie opakowań na sztuki według uzgodnionych przeliczników |
| Ceny i dostępność | Porównanie z cennikiem i stanami oraz oznaczenie różnic |
| Dostawa | Odczyt adresu, terminu i uwag do zamówienia |
Zatwierdzone powiązania produktów można zapamiętywać na kolejne zamówienia. Gdy brakuje danych albo pasuje kilka produktów, rozwiązanie przekazuje wybór człowiekowi.
Ile czasu może odzyskać Twój zespół?
Przykładowe wyliczenie, nie wynik klienta
Przy 50 zamówieniach dziennie, 21 dniach roboczych i 5 minutach na jedno zamówienie obsługa zajmuje 87,5 godziny miesięcznie.
Załóżmy, że 50–80% zamówień po automatycznym przygotowaniu wymaga minuty sprawdzenia, a pozostałe nadal 5 minut. W tym wariancie zespół odzyskuje 35–56 godzin miesięcznie.
Rzeczywisty efekt zależy od dokumentów i liczby poprawek. Odzyskany czas nie oznacza automatycznie oszczędności pieniędzy. W ocenie opłacalności uwzględniamy również koszt wdrożenia, narzędzi i utrzymania.
Czy można połączyć rozwiązanie z Twoim ERP?
Sprawdzamy konkretny system i wersję, np. Subiekt, WAPRO, Symfonię, enova365, program Comarch lub aplikację napisaną na zamówienie.
Przed wyceną ustalamy, jak odczytać potrzebne dane i gdzie przygotować szkic. Tworzenie dokumentów opieramy na interfejsie lub imporcie wspieranym przez producenta. Połączenie z ERP testujemy na przykładowych zamówieniach przed uruchomieniem. Zobacz, jak łączymy się z ERP, którego już używasz.
Automatyzacja maili może działać obok portalu B2B lub wymiany danych EDI. Pozwala obsługiwać odbiorców, którzy nadal zamawiają mailem. Jeśli zamówienia przychodzą ze sklepu internetowego, najpierw sprawdzamy dostępne integracje.
Jak zaczynamy i ile kosztuje wdrożenie?
Na bezpłatnej rozmowie pytamy o liczbę zamówień, używany ERP i najbardziej czasochłonne czynności. Następnie sprawdzamy przykładowe dokumenty oraz możliwości połączenia z systemem.
Jeśli zakres jest jasny, przygotowujemy ofertę. Gdy trzeba zbadać więcej niewiadomych, proponujemy analizę procesu. Wdrożenie uruchamiamy etapami, najpierw dla wybranych formatów lub klientów. Sprawdzamy poprawność danych, czas obsługi i liczbę poprawek, a następnie przygotowujemy zespół do pracy.
Licencje, korzystanie z modeli AI i infrastrukturę wyceniamy oddzielnie. Utrzymanie i rozwój są opcjonalne.
Zobacz zasady współpracy oraz inne przykłady usprawnień: sprawdzanie faktur zakupowych i wycena zleceń i oferty z danych ERP.