Kiedy asystent AI na danych firmy może pomóc?
Przydaje się tam, gdzie pytania wracają, a znalezienie odpowiedzi wymaga sprawdzenia kilku źródeł. Zamiast prosić inną osobę o zestawienie lub przeglądać kolejne pliki, pracownik może zapytać:
- Przed rozmową handlową: „Co ten klient zamawiał w ostatnim kwartale i czy ma zaległe płatności?”
- Przy obsłudze zamówienia: „Na jakim etapie jest zamówienie i których pozycji jeszcze brakuje?”
- Przy sprawdzaniu sprzedaży: „Jak zmieniła się sprzedaż tej grupy produktów względem poprzedniego miesiąca?”
- Podczas pracy z dokumentami: „Jakie warunki dostawy ustaliliśmy w umowie z tym odbiorcą?”
Wybieramy konkretne pytania, źródła informacji i użytkowników, dla których takie rozwiązanie ma wartość. Ten zakres wyznacza też możliwości asystenta.
ChatGPT, Claude lub Copilot z danymi firmy: kiedy potrzebna jest integracja?
ChatGPT, Claude i Microsoft 365 Copilot mogą korzystać z połączeń z wybranymi usługami, np. pocztą lub repozytorium dokumentów. Dostępność zależy od produktu, planu i ustawień konta firmowego. Jeśli gotowe połączenie udostępnia potrzebne informacje z właściwymi uprawnieniami, pomagamy je skonfigurować i sprawdzić na pytaniach Twojego zespołu.
Dodatkowa integracja przydaje się, gdy:
- Potrzebne są aktualne liczby i obliczenia z ERP. Na przykład dostępność po uwzględnieniu rezerwacji albo należności na określony dzień. Sprawdzamy, czy gotowe połączenie pobiera takie dane i wykonuje potrzebne obliczenia; jeśli nie, dodajemy odpowiednią funkcję.
- Gotowe połączenie nie obsługuje źródła. Na przykład ERP na serwerze w firmie albo aplikacji napisanej na zamówienie.
- Gotowe połączenie nie odwzorowuje potrzebnych uprawnień. Na przykład handlowiec ma widzieć tylko swoich klientów, a kierownik cały dział. Reguły dostępu muszą być egzekwowane przy pobieraniu danych.
- Asystent ma wykonywać operacje, nie tylko odczytywać dane. Na przykład przygotować szkic zamówienia. To osobny zakres z zasadami zatwierdzania.
Nazwa Copilot obejmuje różne produkty. Microsoft 365 Copilot może korzystać z danych Microsoft 365 oraz zewnętrznych źródeł przez konektory. Copilot Studio pozwala przygotować agenta korzystającego z danych i funkcji innych systemów. Sposób połączenia dobieramy do konkretnego produktu, licencji i zadania.
Własne połączenie wymaga konfiguracji dostępu dla użytkowników i ustawień konta firmowego. ChatGPT obsługuje własne serwery MCP, z uwzględnieniem uprawnień konta. W przypadku zdalnych konektorów Claude połączenie przychodzi z chmury Anthropic, więc serwer musi być osiągalny z tej usługi. Przy ERP w sieci firmy projektujemy zabezpieczone połączenie z integracją; baza ERP pozostaje za nim.
Jeśli AI ma działać w formularzu lub oknie obecnej aplikacji, lepszym rozwiązaniem może być dodanie funkcji AI do istniejącego systemu.
Odpowiedzi z ERP i dokumentów — ze wskazaniem źródeł
Asystent może korzystać zarówno z danych w systemie, jak i z treści dokumentów. Sposób szukania odpowiedzi dobieramy do pytania:
- Kwoty, zestawienia i statusy pobiera z ERP lub bazy danych. System przygotowuje wynik według zasad Twojej firmy, a asystent przedstawia go w czytelnej formie. Przy sprzedaży określamy np. okres, wartość netto i sposób uwzględniania korekt.
- Warunki umów i instrukcje znajduje w dokumentach. Wskazuje fragmenty oraz dokumenty, z których korzystał. Do wyszukiwania wybieramy aktualne materiały dostępne dla danego użytkownika.
Źródła pozwalają sprawdzić odpowiedź. Gdy informacji brakuje lub są sprzeczne, asystent powinien wskazać problem, zamiast uzupełniać go domysłem. Poprawność sprawdzamy na pytaniach Twojego zespołu.
Przykładowa odpowiedź asystenta — fikcyjne dane
Pytanie handlowca: „Na jakim etapie jest zamówienie ZAM/104?”
Przykład dotyczy jednej pozycji zamówienia. W ERP jest jedno powiązane, zatwierdzone wydanie: WZ/82.
Z zamówionych 120 sztuk wydano z magazynu 80, zgodnie z WZ/82. Pozostałe 40 nie ma zarejestrowanego wydania. W dostępnych danych nie ma potwierdzenia wysyłki ani terminu realizacji pozostałej części zamówienia.
Źródła: zamówienie ZAM/104 i dokument wydania WZ/82 w ERP. Dane pobrane o 10:15.
Handlowiec może otworzyć wskazane dokumenty i sprawdzić odpowiedź. Widzi tylko zamówienia objęte swoim dostępem. Numery i ilości powyżej służą pokazaniu sposobu działania, nie opisują wdrożenia u klienta.
Jak łączymy asystenta AI z ERP i dokumentami?
Najpierw sprawdzamy gotowe połączenia wybranego asystenta. Jeśli nie obejmują potrzebnych danych, przygotowujemy integrację z ERP, bazą danych lub aplikacją firmy.
Jednym ze sposobów jest MCP (Model Context Protocol), otwarty standard łączenia aplikacji AI z danymi i narzędziami. Serwer MCP udostępnia asystentowi tylko wybrane funkcje, np. sprawdzenie zamówienia lub należności klienta. Przed skorzystaniem z danych pracownik loguje się do integracji; jego konto jest powiązane z ustaloną rolą i zakresem dostępu. Dalej zapytanie przebiega tak:
- Pracownik zadaje pytanie asystentowi. Asystent wywołuje odpowiednią funkcję integracji.
- Integracja sprawdza uprawnienia przy każdym wywołaniu. Udostępnia tylko dozwolone funkcje i pobiera dane przez API lub ograniczony odczyt z bazy. Dostęp wynika z uwierzytelnionego konta i reguł integracji.
- Asystent przedstawia wynik ze źródłem i czasem pobrania danych. Wskazuje dokumenty lub identyfikatory, które pracownik może sprawdzić.
Model nie otrzymuje swobodnego dostępu do całej bazy. Samo MCP nie nadaje uprawnień i nie gwarantuje poprawności odpowiedzi: zasady dostępu, testy i wskazywanie źródeł są częścią projektu integracji. Opis standardu: modelcontextprotocol.io.
Sposób integracji zależy od asystenta, jego licencji i wersji systemu. Więcej o połączeniach z ERP i bazami danych.
Kto ma dostęp do danych i gdzie są przetwarzane?
Każda grupa użytkowników otrzymuje dostęp do informacji potrzebnych w jej pracy. Reguły określamy na podstawie ról i uprawnień w Twojej firmie, a przed uruchomieniem testujemy także próby uzyskania danych spoza tego zakresu.
Opisany asystent służy do wyszukiwania i odczytu. Tworzenie zamówień lub zmienianie danych wymaga rozszerzenia projektu o zasady zatwierdzania i obsługi takich działań.
Przy modelu w chmurze potrzebne fragmenty informacji trafiają do usługi dostawcy. Przed wyborem rozwiązania określamy miejsce przetwarzania, zasady przechowywania oraz zakres rejestrowania użycia. Lokalny ERP lub serwer MCP nie oznacza, że model również działa lokalnie.
Jeśli dane mają pozostać w firmie, rozważamy prywatne AI, także w wariancie offline. Wymaganie obejmuje wtedy cały przepływ danych: model, wyszukiwanie i przechowywanie dokumentów.
Jak zaczynamy i ile kosztuje wdrożenie?
Na bezpłatnej rozmowie wybieramy kilka pytań, które dziś zajmują zespołowi najwięcej czasu. Sprawdzamy źródła odpowiedzi, używane narzędzia AI i wymagania dotyczące danych.
Pierwszy etap obejmuje ograniczony zestaw pytań i małą grupę użytkowników. Uzgadniamy, jak sprawdzimy poprawność odpowiedzi, ich aktualność, uprawnienia i czas potrzebny na znalezienie informacji.
Jeśli wykonalność jest jasna, przygotowujemy ofertę wdrożenia. Przy niewiadomych proponujemy osobno wyceniony test lub analizę procesu. Cena zależy przede wszystkim od źródeł danych, reguł dostępu i zakresu pytań. Koszty licencji, modeli oraz infrastruktury pokazujemy oddzielnie. Zobacz zasady współpracy i możliwość opieki po wdrożeniu.
Aktualizacja: